管理你的能量，而非时间

我们大多数人都用延长工作时间的方法来应对日益繁重的工作任务，这不可避免地会影响到我们的身体、心理和情绪。那么有什么更好的提高工作效率的方式呢？ 史蒂夫·万纳今年37岁，已婚，有4个年幼的孩子，他是安永会计师事务所一位德高望重的合伙人。他每天要工作12到14个小时，总是觉得筋疲力尽，就连晚上也难得和家人欢聚，这让他深感愧疚和不快。他睡眠不足，没有时间运动，很少正常吃饭，不是随便抓点什么匆匆填进肚子，就是坐在办公桌旁边干边吃。 万纳的经历并不鲜见。我们大多数人都用延长工作时间的方法来应对日益繁重的工作任务，这不可避免地会影响到我们的身体、心理和情绪。而对于企业来说，这必将导致员工的工作积极性降低、精力涣散、离职率居高不下、医疗成本激增。 延长工作时间之所以不可取，是因为时间是一种有限的资源。相比之下，能量则不同。我们将能量定义为工作时可资使用的潜在能力，对于人类来说，能量主要来自4个源泉——身体、情绪、思想和精神，通过形成特定的习惯，以上每个源泉都能为人类系统地增加并定时补充能量。所谓特定的习惯，就是有意识地按照严格的时间表进行日常活动，并尽快使它们转变为无意识的、自动自觉的行为。 为了更好地管理自己的能量，万纳设定了一系列习惯和行为，他的生活由此焕然一新。比如提早睡觉并戒酒，早起晨练后与家人共进早餐，不在办公桌旁吃午餐，餐后去户外走上一圈。虽然万纳的工作时间仍然很长，但他一直有规律地恢复和补充自己的能量，而且晚上回家后比以前轻松许多，与妻子孩子的相处也更加愉悦。 别小看这些简单的习惯，它们能对整个组织产生巨大影响。美联银行曾对一组员工试行了一项能量管理计划，然后将他们的绩效与对照组员工进行比较。有68%的人报告说，该计划在他们与委托人和客户的关系方面产生了积极的影响；71%的人说，该计划对他们的生产力和绩效产生的积极影响是显著或重大的。 一、好身体产生高能量 我们首先从对体能的关注开始。 谁都知道营养不良、缺少运动、睡眠不足和休息不够会降低人的基础能量水平，削弱他们的情绪控制力和专注力。然而，现实中许多高管都无法将健康有益的行为坚持下去，因为生活中牵扯他们精力的事太多了。 加里·法罗是美联银行的一位副总裁。在该计划开始时，他体重超标，饮食不规律，不按时运动，没完没了地工作。在计划实施过程中，法罗开始定期进行循环系统和力量的训练；开始在指定的时间就寝；改变自己的饮食习惯，从多吃少餐到少吃多餐。这样做的目的是帮助他在一天之内均衡葡萄糖水平，避免摄入量忽高忽低。结果是，他减掉了50磅的体重，能量水平有很大提高。法罗说：“以前，当我必须专心投入某项攻坚任务时，我会把它放在早晨来做。而现在我再也不必这样做了，因为我发现下午5点的时候我的注意力和早上8点时一样集中。” 法罗采纳的另一个主要习惯是，在一天的工作当中，间或离开办公桌休息片刻。这种休息的好处在生理学上是有依据的。“亚昼夜节律”是一个90到120分钟的周期，在此期间，我们的身体逐渐从精力旺盛的状态过渡到生理上的低谷期。在每个周期即将结束时，身体就开始渴望进入恢复期，它会发出一些信号，包括坐立不安、打哈欠、饥饿、走神，但我们许多人都不把这些当回事，继续埋头苦干。结果，随着一天工作的结束，我们的能量储备：剩余潜能，也被消耗殆尽了。 所以间或休息一下来补充能量能够提高和稳定绩效，休息的质量比时间更为重要。如果你能养成定时放下手头工作休息的习惯，真正做到张弛有度，那么你就有可能在短时间内（甚至是几分钟内）得到很好的恢复。休息的方式多种多样，你可以和同事聊聊工作以外的事，可以打开iPod播放器听听音乐，也可以在办公楼的楼梯上下走几个来回。 二、好情绪提高能量的质量 不管外部压力有多大，人们只要控制好自己的情绪，就可以提高能量的质量。为做到这一点，我们首先必须弄清楚自己的情绪在一天工作的各个时段中有何变化，这些情绪对我们的效率有何影响。 大多数人都发现，当自己情绪愉快的时候，往往就是绩效最高的时候。我们可能会惊奇地发现，一旦自己不在这种状态，我们的绩效就不理想，或无法有效地领导下属。 不幸的是，如果不定时休息，我们在生理上就无法长时间保持积极乐观的情绪。当面对严酷的要求和意外的挑战时，我们就容易情绪低落，常常在一日内数度产生“战斗还是逃避”的想法，而且动不动就会发脾气、不耐烦，整天忧心忡忡，没有安全感。这种思想状态会耗尽人的能量，在人际交往中制造摩擦。这种“战斗还是逃避”的情绪还让人无法进行清醒和理性的内省。不过，一旦高管们明白哪些类型的事件会引发他们的消极情绪，他们就会更好地控制自己的反应。 有一个简单而有效的习惯可以驱散消极情绪，我们称之为“买时间”。做深呼吸就可以达到这一目的。慢慢地呼气，持续5到6秒，你会感到身心有所放松和恢复，“战斗还是逃避”的反应也消失无踪。 西田富士夫是索尼欧洲分公司总裁，他刚开始与我们合作时有个习惯，每当遇到难事，他就会点上一支烟——每天至少两到三次， 但其余的时候他并不吸烟。我们把这种深呼吸的方法教给他，结果立竿见影，西田发现，自己不再需要香烟了。我们的结论是，吸烟并不能让压力得到释放，真正起作用的是深呼吸所带来的放松。 另一种可以有效地带动积极情绪的习惯是向他人表达赞赏和感恩，这种行为对于接受者和施予者都有好处。赞赏可以用不同的方式来表达，例如写张便条，发份电子邮件，打个电话，或是聊聊天——赞赏和感恩的内容越是详尽具体，效果就越好。 本·詹金斯是美联银行总行的副董事长兼总裁，他把对员工的赞赏安排在给他们做辅导的时候，同时还定期安排时间，与自己的下属共进午餐或晚餐。此前，他只有在听直接下属汇报每月账目，或是给他们做年度绩效回顾时才会和他们坐在一起。而现在他会一边吃饭，一边对他们的成就予以肯定。他和他们谈生活谈理想，而不是手头的任务。 最后，我们可以学着换一种方式来讲述自己生活中发生的事件，以此来培养积极的情绪。通常，身处冲突旋涡中的人会把自己看成是受害者，遇到难题就怨天尤人。但是，在某种特定情形下发生的事实是一回事，我们如何解读这些事实又是另外一回事，认识到这两者之间的差异是非常重要的。许多与我们合作的人都惊奇地发现，自己可以选择不同的角度来看待某个特定的事件，而叙述这一事件的方式也会对自己的情绪产生重大影响。 我们教他们不论在哪种情形下都叙述那些最令人振奋、最能给人鼓劲的故事，当然前提是不否认或粉饰现实。如果想换个方式讲故事，最有效的方法是通过三种新的“透镜”来看待这种情形，而不是以受害者的眼光去看世界。例如，透过反向透镜看一看，他们就会自问：“冲突中的另一方会怎么说？在怎样的情况下他会这样 说？”透过长焦透镜看，他们会问：“半年后，我将会如何看待这一情况？”透过广角透镜看，他们会问自己：“且不论这个问题结果如何，我能从中学到些什么？ 会取得怎样的进步？”每一个透镜都能帮助我们有意识地培养更为积极的情绪。 三、集中思想可以加强能量 许多人认为，如果有一大堆任务摆在面前，就必须同时着手处理，但实际上，这种做法会降低工作效率。 一心多用的代价是高昂的，将注意力从一项任务暂时转移到另一项——例如放下手头的工作去回复电子邮件或打电话——会延长完成主要任务所需的时间，最多的会延长25%，这种现象就是所谓的“切换时间”。如果你能在90到120分钟内集中全部精力去做一件事，然后好好地休息一下，接着再全力投入下一项活动，那么你的效率就会高得多。我们将这类工作时段安排称为“亚昼夜节律的冲刺”。 丹·克卢纳是美联银行的一位副总裁。为了让自己的注意力更加集中，他设计了两套习惯。 第一套是，每当他需要专注于某项任务时，他就会离开办公桌进入会议室，躲开电话和电子邮件的打扰。现在，他完成一份报告所用的时间只有过去的三分之一。 克卢纳制定的第二套习惯是用在他和分行金融专家会议上，这些专家都向他汇报工作。以前，他总是一听到邮件到达的提示音就赶紧回复，结果一整天下来他不断被电子邮件打扰。后来，他为自己制定了一项习惯，每天只查看两次电子邮件——上午10∶15和下午2∶30查看一次，每次花45分钟时间，就可以把所有的邮件全部搞定。 万纳还把他的习惯告诉了那些定期与他通过电子邮件来往的人，让他们有个心理准备。他说：“我告诉他们，如果情况紧急，需要我立即回复，他们可以给我打电话，我随时恭候。”结果，9个月过去了，他还没有接到一个这样的电话。 四、精神追求可以激发能量 当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时，他们的精神能量就会发挥作用。如果他们正在做的工作对他们真的很重要，他们通常就会感到精力充沛、注意力集中，并能够持之以恒地坚持下去。 遗憾的是，高要求、快节奏的职场生活让人们很少有时间去关注这些问题，许多人甚至没意识到，生活意义和目的的追求也是能量的潜在源泉。不过，如果我们在推行能量管理计划时，一上来就关注到精神层面，它所起的效果可能会微乎其微；只有当参与者在其他几个层面上形成了习惯，并尝到了其中的甜头之后，他们才会明白关注自己更深层次的需求将对工作效率和满意度产生显著的影响。 安永会计师事务所的合伙人乔纳森·安斯帕赫尔是从向自己提出一连串问题中受到启发和鼓舞的，他从中找到了哪些事情对他是最有意义的。他告诉我们：“我认为，我们应该做些反省，问问自己希望别人想起你这个人时，脑子里是怎样一种印象？你肯定不愿意让别人觉得你是一个工作狂式的合伙人，从早到晚就知道干活，让手下人也跟着受罪。如果我的孩子打电话给我，问我‘你能来看我们乐队的演出吗？’我希望回答他‘好的，我一定去，而且要坐在第一排。’我可不想当那样的父亲：走进音乐厅，坐在最后一排，开着黑莓手机，一来电话就立刻跑出去接听。” 为了从精神中获取能量，人们需要理清优先事项，并以此为准在三个方面制定习惯： 第一个方面的习惯是在工作中多去做那些自己既喜欢又擅长的事。参加项目的一位高级领导人意识到，他最不喜欢做的一件事就是阅读和总结那些巨细靡遗的销售报告，他最喜欢做的一件事是通过头脑风暴讨论会来制定新战略。于是，该领导人找到一位醉心于和数字打交道的直接下属，把整理销售报告的任务交给他，然后每天听他做一次简短的口述摘要。同时，他每隔一星期安排一次90分钟的战略会议，与自己团队中最富创造力的成员们展开不拘一格的讨论。 第二个方面的习惯是把时间和精力投入到对你至关重要的事项中。在这点上，人们再次表现出矛盾性——口头上说的是一回事，实际上做的又是另外一回事。制定习惯有助于消除这种矛盾。索尼欧洲分公司的副总裁让·吕克·迪凯纳在认真思考他的优先事项时，他认识到多花些时间来陪伴家人对他来说是最为重要的，但忙碌的日程安排却常常使他无暇顾家。因此，他制定了一项习惯，每晚回家后至少有3个小时不工作，全心全意陪伴家人。他告诉我们说：“我现在还算不上玩 PlayStation的高手，但我最小的儿子说我在进步，是个好学生。” 第三个方面的习惯，是在日常行为中奉行自己的核心价值观，这对于许多人来说是个挑战。大多数人每天奔波忙碌、行色匆匆，很少能静下心来问问自己：我们的立场是什么？我们想成为什么样的人？结果是，我们总是听任外界的要求来支配自己的行动。正像在其他两方面所做的一样，制定习惯有助于缩小你所向往的价值观和你所作所为之间的差距。比如，如果你发现替他人着想是值得褒扬的，而你自己开会却总是迟到，那么你就可以制定这样一条习惯——比平常提早5分钟结束你主持的会议，然后有意识地在下一个会议开始前5分钟到场。 只要在这三方面形成良好习惯，人们在职场内外的生活中就更加能体会到有序、满足和幸福的感觉。这些感觉本身就是获得充沛能量的源泉，并且能推动人们持之以恒地遵循在其他能量层面上制定的习惯。 （转载）